英文信不知從何下筆？了解英文書信格式，寫信不再卡關

台灣已成為國際化社會，與外國人溝通交流也不再罕見，在職場上經常碰到與外國客戶、甚至是上司溝通的機會，這時要如何寫出既禮貌又符合規格的英文書信？想讓自己的職場生涯通行無阻，就該學會商用英文書信格式。

商用英文書信格式介紹

就像中文信件會有屬名、抬頭、「敬啟」等固定用語，英文書信也有一定的格式，包括信件主旨、開頭稱呼語、內文、結尾用語和屬名，以下就會個別介紹。

另外需要注意的是，現在比起紙本信，email是更常見的商業溝通方式，且紙本信和email在寫作口吻上有點不一樣，差別在於紙本信比較保守，email則可以活潑一點。比如開頭稱謂語，紙本信多使用” Dear”稱呼收信人，不過email用” Hi”或者” Hello”就可以了，以下舉例將以email為主。

商用英文書信格式1：信件主旨(Subject line)

信件主旨是收信人對email的第一印象，重點在於「用最短時間讓對方了解這封信的目的地」。因此主旨需要用字簡潔、精確，也無須完全依照正規英文文法寫作，提到重點動詞、名詞就可以。此外，整條主旨可被視為一個名詞，所以若提到動詞也要轉成”-ing”的動名詞形式，且第一個字母需大寫。

信件主旨舉例

Making an appointment 安排會議
An information about X 關於X的資訊
Selling offer 賣方報價
Buying offer 買方報價
Confirming an order 確認訂單

商用英文書信格式2：開頭稱呼語(Greeting)

稱呼語會依照寫信人與收信人的關係而不同，主要分為以下三種

1. 比較親切的用語，可對朋友、熟悉的同事使用

Hi / Hello + 對方的名字，比如” Hi Jack, ”

2. 比較尊敬的用語，可對上司、主管、客戶使用

Dear Mr. / Ms. + 對方職位/姓氏，比如” Dear Mr. Black, ”或者” Dear Manager Black, ”，不過如果是商用信件，比起以性別區分的Mr.或者Ms.，直接以職位稱呼比較禮貌。
過去會使用” Mrs. ”稱呼已婚女性，但用在商用信件時會給人「猜測對方婚姻狀況」的感覺，會有些失禮，不建議使用。

3. 不確定收信者是誰

”To Whom It May Concern, ”，如果不確定收信者的性別、職位、姓氏，比如第一次與合作對象聯絡、還不確定聯絡人是誰時，就可直接使用這句話當作開頭稱呼語。

商用英文書信格式3：內文

完成開頭後就可直接切入重點，完整的商用信件應該包含以下幾個段落：

● 自我介紹：向對方說明自己是誰

比如：” I am Jack from XX company. ”，表示「我是XX公司的Jack」。

● 解釋寫信目的：告訴對方為什麼會寄這封信、寄這封信的目的何在

用來解釋寫信目的最常用的句型是” I am writing to V….”，比如” I am writing to inform you…”表示「這封信是為了通知您…」，或者” I am writing in reference to…”表示「這封信是關於…」，用最精簡的一句話讓對方快速掌握這封信的重點。

● 解釋目前狀況：說明目前遇到的問題、需要解決的情況是什麼

● 解釋未來企劃：依照上述的狀況，說明未來預計行動，或者要求對方回覆

結尾可以再用一句話統整這封信的重點，再寫上” I look forward to your reply. ”，表示你期望對方會回信給你。除此之外，商業書信還有多種常用例句，可廣泛應用在商業溝通中。

商用英文書信用語舉例

I’m delighted to tell you that… 我很高興能告訴您….（好消息）
I regret to inform you that… 我很遺憾地需要告知您….（壞消息）
I’m afraid that… 我很抱歉….（壞消息）
Please let me know your opinion about… 如果關於….您有任何想法，歡迎提出
Please reply as soon as possible. 請盡快回復
Thank you for your cooperation. 感謝您的合作
If you need any further information, please feel free to contact me. 如果您有其他需求，歡迎與我聯絡。
Please have a look at the attached… 請參考附件的…

商用英文書信格式4：結尾用語(Sign-up)

在中文信件的最後會以「敬上」結尾，在英文信中也有類似用語，分成較正式的和較不正式的。

● 正式：對主管、上司、客戶使用，包括：

Yours sincerely, ∕ Sincerely,
Yours respectfully, ∕ Respectfully,
Best regards,
Best wishes,
Cordially,

其中以” Sincerely, ”最常見，如果不確定該用哪種語調結尾，用” Sincerely, ”是最保險的選擇。

● 非正式：對朋友、比較熟的同事使用

Cheers,
Best,
As ever,

商用英文書信格式5：屬名

你的名字、稱謂、聯絡方式，之後再從頭檢查拼字、標點符號、稱呼是否有誤，到此整封信就完成了。

寫商用英文書信並不難，掌握主要格式和順序就沒問題了。此外文中用詞需要精簡有力，讓整封信看起來較專業有禮貌。以下會列出常用的商用英文單字，適度替換比較專業的用字，會使整封信看起來更專業，也不會在不知不覺間冒犯對方，讓商務溝通無障礙。

商用英文單字

掌握商務英文溝通要點，職場升遷無阻礙

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